Vilkår og personvern

1. Brukervilkår

1.1 Om tjenesten

CoreHMS er en nettbasert tjeneste som hjelper norske bedrifter med å opprette og vedlikeholde HMS-dokumentasjon. Tjenesten tilbys av CoreHMS og er tilgjengelig via corehms.no.

1.2 Hvem kan bruke tjenesten

Tjenesten er beregnet på bedrifter og enkeltpersonforetak registrert i Norge. Ved registrering bekrefter du at du er myndig og har rett til å inngå bindende avtaler på vegne av din virksomhet.

1.3 Prøveperiode og abonnement

Nye brukere får 14 dagers gratis prøveperiode uten behov for betalingsinformasjon. Etter prøveperioden kreves et aktivt abonnement for å fortsette å bruke tjenesten:

• Månedlig: 349 kr per måned, fakturert månedlig
• Årlig: 3 349 kr per år (tilsvarer 279 kr/mnd), fakturert én gang per år

Alle priser er oppgitt i norske kroner.

1.4 Betaling og fornyelse

Betaling håndteres sikkert via Stripe. Abonnementet fornyes automatisk ved utløp. Du vil motta e-post med betalingsbekreftelse etter hver betaling.

1.5 Oppsigelse

Du kan avslutte abonnementet når som helst via kundeportalen (tilgjengelig fra brukermenyen i appen) eller ved å kontakte oss på kontakt@corehms.no. Abonnementet løper ut den perioden det er betalt for, og du beholder tilgang frem til utløpsdato. Vi tilbyr ikke refusjon for påbegynte perioder.

1.6 Hva skjer med data ved oppsigelse

Ved utløp av abonnementet mister du tilgang til å laste ned eller redigere HMS-dokumentasjonen din. Dine data beholdes i 90 dager etter utløp, slik at du kan reaktivere abonnementet og gjenopprette tilgangen. Etter 90 dager slettes dataene permanent. Du kan når som helst kontakte oss for å be om eksport av dine data.

1.7 Ansvarsbegrensning

HMS-dokumentasjonen som genereres av CoreHMS er laget med kunstig intelligens og er utelukkende ment som et hjelpemiddel og et utgangspunkt. CoreHMS er ikke et substitutt for faglig HMS-rådgivning, verneombud eller godkjent bedriftshelsetjeneste. Du er selv ansvarlig for å kvalitetssikre at dokumentasjonen er korrekt og i samsvar med gjeldende krav for din virksomhet.

CoreHMS stiller ikke garantier for at tjenesten til enhver tid er feilfri, fullstendig eller tilgjengelig. CoreHMS er ikke ansvarlig for:

• Bøter, pålegg eller sanksjoner fra Arbeidstilsynet eller andre myndigheter
• Skader som følge av feil eller mangler i AI-generert HMS-dokumentasjon
• Indirekte tap, driftsavbrudd, tap av data eller tapte inntekter
• Konsekvenser av at brukeren ikke oppdaterer eller kvalitetssikrer dokumentasjonen

Vårt samlede ansvar overfor deg er under enhver omstendighet begrenset til det beløpet du har betalt for tjenesten de siste 12 månedene.

1.8 Lovvalg og verneting

Disse vilkårene er underlagt norsk rett. Eventuelle tvister som oppstår i forbindelse med denne avtalen skal søkes løst i minnelighet. Dersom dette ikke lykkes, skal tvisten avgjøres av norske domstoler med Oslo tingrett som verneting.

1.9 Endringer i vilkårene

Vi forbeholder oss retten til å endre disse vilkårene. Ved vesentlige endringer vil du bli varslet på e-post minst 30 dager før endringene trer i kraft. Fortsatt bruk av tjenesten etter varslet endring regnes som aksept av de nye vilkårene.

2. Personvernerklæring

CoreHMS behandler personopplysninger i henhold til EUs personvernforordning (GDPR) og norsk personvernlovgivning. Denne erklæringen forklarer hvilke opplysninger vi samler inn, hvorfor, og hvilke rettigheter du har.

2.1 Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er CoreHMS (under registrering som enkeltpersonforetak i Norge). Organisasjonsnummer og fysisk adresse vil bli oppdatert her ved registrering. Kontakt oss på kontakt@corehms.no ved spørsmål om personvern.

2.2 Hvilke opplysninger vi samler inn

• Kontoopplysninger: E-postadresse og passordhash ved registrering
• Bedriftsinformasjon: Bedriftsnavn, organisasjonsnummer, adresse, daglig leder og bransje som du oppgir ved generering av HMS-håndbok
• Betalingsinformasjon: Abonnementsstatus og fakturareferanser. Kortopplysninger lagres ikke av CoreHMS, men behandles og lagres av Stripe
• Avviksdata: Avvik og hendelser du registrerer i tjenesten
• Tekniske data: IP-adresse, tidspunkt for innlogging og bruk av tjenesten (loggfiler for drifts- og sikkerhetsformål)

2.3 Formål og rettslig grunnlag

• Oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6 b): Levere og drifte tjenesten, håndtere betaling, sende driftsrelaterte e-poster
• Berettiget interesse (GDPR art. 6 f): Forbedre tjenesten, forebygge misbruk og sikre driftsstabilitet
• Samtykke (GDPR art. 6 a): Sende markedsføringsrelatert informasjon om tjenesten der dette ikke følger av avtaleforholdet
• Rettslig forpliktelse (GDPR art. 6 c): Oppbevaring av transaksjonsdata i henhold til regnskapsloven

2.4 Tredjeparter vi deler data med

Vi bruker følgende databehandlere for å levere tjenesten. Alle er underlagt databehandleravtaler:

• Supabase (EU) — database og autentisering
• Stripe (USA/EU) — betalingsbehandling, underlagt EU-US Data Privacy Framework og EUs standard kontraktsklausuler (SCC)
• Resend (USA/EU) — e-postutsendelse, underlagt EUs standard kontraktsklausuler (SCC)
• Anthropic (USA) — AI-generering av HMS-dokumentasjon, underlagt EUs standard kontraktsklausuler (SCC). Merk: innhold du sender til AI-generering kan behandles av Anthropic i USA
• Railway (USA) — hosting og drift av backend, underlagt EUs standard kontraktsklausuler (SCC)

Vi selger aldri dine personopplysninger til tredjeparter.

2.5 Overføring til tredjeland

Noen av våre underleverandører er basert i USA. Slike overføringer skjer med hjemmel i EUs standard kontraktsklausuler (SCC) etter GDPR art. 46, som sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for dine personopplysninger.

2.6 Lagring og sletting

Vi lagrer dine opplysninger så lenge du har en aktiv konto. Etter forespørsel om sletting av konto, eller etter at abonnementet har utløpt, slettes personopplysningene innen 90 dager, med mindre lenger lagring er påkrevd av lovgivning (f.eks. regnskapslovens krav om 5 års oppbevaring av transaksjonsdata).

2.7 Dine rettigheter

I henhold til GDPR har du rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har lagret om deg
• Kreve retting av uriktige opplysninger
• Kreve sletting av dine opplysninger («retten til å bli glemt»)
• Kreve begrensning av behandlingen
• Dataportabilitet – motta dine data i et maskinlesbart format
• Protestere mot behandling basert på berettiget interesse

Send forespørsler til kontakt@corehms.no. Vi svarer innen 30 dager.

2.8 Informasjonskapsler (cookies)

CoreHMS bruker kun teknisk nødvendige informasjonskapsler for innlogging og sesjonshåndtering. Vi bruker ikke sporings- eller markedsføringscookies, og det kreves derfor ikke samtykke til cookies.

2.9 Klage

Dersom du mener vi behandler dine personopplysninger i strid med personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet på datatilsynet.no.

3. Kontakt

Har du spørsmål om vilkår eller personvern? Ta kontakt:

• E-post: kontakt@corehms.no
• Nettsted: corehms.no